Praktische informatie
De online agenda Calendly
Ik deel deze link per mail met je, fijn als je hem ergens opslaat zodat je hem makkelijk terug vindt en kunt gebruiken. Gaat dat toch mis dan vind je de link in de door mij met jou gedeelde one drive map.
Er staan inclusief de huidige week 7 weken open voor het maken van afspraken. Iedere maandag gaat er een nieuwe week open voor boekingen. Twijfel je over het wel of niet open staan van een week of aan dat het volgeboekt is? Vraag het me dan vertel ik je hoe het met die specifieke week of dag zit. Mijn werkdagen en tijden vind je hier.
Een eerste afspraak maken
Besluit je na onze kennismaking een eerste afspraak te maken dan maken we deze aan het einde van dat gesprek of later telefonisch.
Vervolgafspraken maken
Start je na deze eerste afspraak een traject op in mijn praktijk
- Dan krijg je van mij per mail een link naar mijn online agenda op Calendly, waarmee je zelf je afspraken inboekt.
- Deze link vind je ook in een document in je one drive map.
- Via die link kom je op een algemene pagina waarop je alle sessievormen die er in mijn praktijk mogelijk zijn ziet staan.
- Soms moet je op de knop ‘more’ onder aan de pagina klikken om alle opties te zien.
- Je klikt op de afspraak van jouw keuze.
- de rest wijst zich waarschijnlijk vanzelf, zo niet lees dan verder bij ‘Afspraken maken meer in detail’.
Afspraken maken meer in detail
- Vanuit de algemene Calendly pagina kies je een sessievorm.
- Je komt in een scherm waar
- in de linker kolom wat informatie staat over vakantie/afwezigheid en de sessie die je gaat boeken.
- In de rechter kolom je een dag en tijd voor je afspraak,
- en klikt op de knop volgende *1
- Je komt in een scherm waar je
- je naam en emailadres invult,
- indien van toepassing een ‘gast emailadres’ toevoegt, zodat bv je partner een notificatie krijgt van de afspraak in zijn/haar/hun eigen email inbox,
- eventuele vragen die er zijn beantwoord,
- en vervolgens op de knop ‘afspraak plannen’ klikt.
- Je ziet nu een bevestiging van je afspraak op je scherm. *2
Onder de bevestiging- kun je klikken op ‘een andere afspraak plannen’ om een volgende afspraak te maken.
- of doorklikken naar mijn website.
- Er wordt een bevestigingsmail naar je gestuurd.*3
- Als je naar beneden scrolt in de mail zie je mijn afzegregeling.
- De afspraak komt óf automatisch in je agenda te staan óf je kunt hem handmatig toevoegen. ( Bij Gmail moet je hem meestal één keer handmatig toevoegen, daarna gaat het dan automatisch.)
*1 – *2 – *3 zie troubleshooting
*1 Vind je geen geschikte datum en tijd binnen de termijn waarop jij behoefte hebt aan een afspraak, dan kun je mij mailen of appen met de vraag of er toch mogelijkheden zijn. Of om je reserve te laten zetten op bepaalde dagdelen/tijden. Geef de week en dagdelen/tijden welke voor jou kunnen dan duidelijk aan.
*2 Je krijgt altijd een bevestiging op het scherm als je de afspraak maakt. Krijg je deze niet ververs dan je scherm en maak de afspraak opnieuw. Lukt dat niet meer omdat de tijd niet meer beschikbaar is, app me dan even met de dag en tijd waarop je een afspraak gemaakt heb. dan kijk ik of ik de afspraak wel of niet in het systeem zie staan.
*3 Je krijgt altijd een bevestigingsmail. Krijg je deze niet en heb je wel een bevestiging op het scherm gehad, dan heb je misschien je emailadres fout ingevuld. App me dan even met de dag en tijd waarop je een afspraak gemaakt heb. Dan check ik het voor je en pas zonodig je emailadres aan.
Onderaan in de bevestigingsmail staat ‘wijzig deze afspraak’ met 2 knoppen ‘verplaatsen’ en ‘annuleren’. Als je daar op klikt kom je automatisch in mijn online agenda en kun je je afspraak annuleren dan wel veranderen. Tot 24 uur voor je afspraak is dat kostelo0s, daarna betaal je het volledige bedrag. Zie mijn annuleringsregeling.
In Calendly kun je zien welke tijdzone je telefoon of ander device gebruikt:
- Op de pagina waar je de dag voor je sessie kiest, zie je deze onder de datumtabel. Soms kies je vervolgens in hetzelfde scherm de tijd van je afspraak.
- Ga je voor het kiezen van je tijd naar een ander scherm dan zie je de tijdzone daar nogmaals.
Als daar niet ‘Midden Europese tijd {huidige tijd}’ staat kijk dan of je dit in het dropdown menu (pijltje achter de tijd) kunt aanpassen. Of ergens anders op je telefoon.
Toch nog vragen?
Optie 1
Lukt dat dan zie je als je de tijd kiest, in de bevestiging van je afspraak op het scherm en in de bevestiging per mail de werkelijke tijd van je sessie. En komt de afspraak waarschijnlijk ook goed in je agenda te staan.
Optie 2
Lukt dat niet dat dan past Calendly de tijden aan aan de tijdzone waar jij bent. Zowel als je de tijd kiest, als in de bevestiging op het scherm als in je bevestiging per mail. En waarschijnlijk dus ook in je agenda. Dus dan moet je de tijd zelf aanpassen aan de Middeneuropese tijdzone.
Extra
Twijfel je aan welke tijd je nu precies geboekt hebt,
- De tijd die in je afspraak bevestiginsmail staat zal waarschijnlijk de NL tijd zijn,
- maar app of mail me even voor de zekerheid. Behalve in vakanties reageer ik binnen 24 uur, in het weekend binnen 48 uur.
