Afspraken maken, het cliëntendossier, onderlinge communicatie.
.
Afspraken maken, het cliëntendossier, onderlinge communicatie..
Systemen waar ik mee werk.
Ik heb een geautomatiseerd cliënten systeem dat alleen voor mij toegankelijk is en waarin de veiligheid van je gegevens gewaarborgd is. Hierin staan je persoonsgegevens staan, houd ik je dossier bij en verstuur ik mail aan jou. Daarnaast werk ik met een online facturatie systeem en een online agenda en een gezamenlijke one drive map. Vooraf aan je eerste afspraak in de praktijk deel ik deze one drive map met je. Deze is alleen voor jou en mij toegankelijk. In die one drive map staan een aantal mappen, zoals een AVG-privacy map, een map met vragenlijsten en een map waarin ik tekst- en geluidsbestanden van aandachtsvormen plaats.
De online agenda Calendly
Waar vind je de link naar Calendly.
Ik deel deze link per mail met je, fijn als je hem ergens opslaat zodat je hem makkelijk terug vindt en kunt gebruiken. Gaat dat toch mis dan vind je de link in de door mij met jou gedeelde one drive map.
Hoe lang van te voren kun je afspraken inboeken.
Er staan inclusief de huidige week 7 weken open voor het maken van afspraken. Iedere maandag gaat er een nieuwe week open voor boekingen. Twijfel je hoe het zit, of iets nog niet open staat of bijvoorbeeld al volgeboekt is? Vraag het me even dan vertel ik je hoe het met die specifieke week of dag zit.
Mijn werkdagen en tijden vind je hier.
Een afspraak voor een kennismakingsgesprek maken.
Een kennismakingsgesprek boek je online via de link op deze pagina.
Besluit je vervolgens een eerste afspraak te maken dan maken we samen telefonisch.
Vervolgafspraken maken.
Start je na deze eerste afspraak een traject op in mijn praktijk dan krijg je van mij per mail een link naar mijn online agenda op Calendly, waarmee je zelf je afspraken inboekt. Deze link vind je ook in een document in je one drive map. Via die link kom je op een algemene pagina waarop je alle sessievormen die er in mijn praktijk mogelijk zijn ziet staan. Soms moet je op de knop ‘more’ onder aan de pagina klikken om alle opties te zien.
- Op deze pagina kies je een sessievorm.
- Je komt in een scherm waar
- in de linker kolom wat informatie staat over vakantie/afwezigheid en de sessie die je gaat boeken.
- je in de rechter kolom een dag en een tijd kiest voor je afspraak
- en klikt op de knop volgende *1
- Je komt in een scherm waar je
- je naam en emailadres invult,
- indien van toepassing een ‘gast emailadres’ toevoegt, zodat bv je partner een notificatie krijgt van de afspraak in zijn/haar/hun eigen email inbox,
- eventuele vragen die er zijn beantwoord,
- en vervolgens op de knop ‘afspraak plannen’ klikt.
- Je ziet nu een bevestiging van je afspraak op je scherm. *2
Onder de bevestiging- kun je klikken op ‘een andere afspraak plannen’ om een volgende afspraak te maken.
- of doorklikken naar mijn website.
- Er wordt een bevestigingsmail naar je gestuurd.*3
- Als je naar beneden scrolt in de mail zie je mijn afzegregeling. Zie volgende alinea voor meer details daarover.
- De afspraak komt óf automatisch in je agenda te staan óf je kunt hem handmatig toevoegen. ( Bij Gmail moet je hem meestal een keer handmatig toevoegen, daarna gaat het dan automatisch.)
*1 – *2 – *3 zie troubleshooting
Afspraak annuleren of verzetten.
Onderaan in de bevestigingsmail staat ‘wijzig deze afspraak’ met 2 knoppen ‘verplaatsen’ en ‘annuleren’. Als je daar op klikt kom je automatisch weer in mijn online agenda en kun je je afspraak veranderen.
Ondanks dat een afspraak annuleren of verzetten in mijn online afspraken systeem ook kan als je dit binnen 24 uur voor een afspraak doet geldt binnen deze 24 uur wél mijn annuleringsregeling. Je mag altijd met me overleggen over de mogelijkheden als je binnen 24 uur moet afzeggen of verplaatsen. Ik kan alleen niet altijd direct reageren. Dus als je zeker weet dat je niet gaat komen, haal je afspraak dan wel uit de agenda, daarmee is de tijd weer beschikbaar voor iemand anders. Dankjewel!
Troubleshooting.
*1 Vind je geen geschikte datum en tijd binnen de termijn waarop jij behoefte hebt aan een afspraak, dan kun je mij mailen of appen met de vraag of er toch mogelijkheden zijn. Of om je reserve te laten zetten op bepaalde dagdelen/tijden. Geef de week en dagdelen/tijden welke voor jou kunnen dan duidelijk aan.
*2 Je krijgt altijd een bevestiging op het scherm als je de afspraak maakt. Krijg je deze niet ververs dan je scherm en maak de afspraak opnieuw. Lukt dat niet meer omdat de tijd niet meer beschikbaar is, app me dan even met de dag en tijd waarop je een afspraak gemaakt heb. dan kijk ik of ik de afspraak wel of niet in het systeem zie staan.
*3 Je krijgt altijd een bevestigingsmail. Krijg je deze niet en heb je wel een bevestiging op het scherm gehad, dan heb je misschien je emailadres fout ingevuld. App me dan even met de dag en tijd waarop je een afspraak gemaakt heb. Dan check ik het voor je en pas zonodig je emailadres aan.
Boek je vanuit een andere tijdzone.
In Calendly kun je zien welke tijdzone je telefoon of ander device gebruikt:
- Op de pagina waar je de dag voor je sessie kiest, zie je deze onder de datumtabel. Soms kies je vervolgens in hetzelfde scherm de tijd van je afspraak.
- Ga je voor het kiezen van je tijd naar een ander scherm dan zie je de tijdzone daar nogmaals.
Als daar niet ‘Midden Europese tijd {huidige tijd}’ staat kijk dan of je dit in het dropdown menu (pijltje achter de tijd) kunt aanpassen. Of ergens anders op je telefoon.
- Lukt dat dan zie je als je de tijd kiest, in de bevestiging van je afspraak op het scherm en in de bevestiging per mail de werkelijke tijd van je sessie. En komt de afspraak waarschijnlijk ook goed in je agenda te staan.
- Lukt dat niet dat dan past Calendly de tijden aan aan de tijdzone waar jij bent. Zowel als je de tijd kiest, als in de bevestiging op het scherm als in je bevestiging per mail. En waarschijnlijk dus ook in je agenda. Dus dan moet je de tijd zelf aanpassen aan de Middeneuropese tijdzone.
Twijfel je aan welke tijd je nu precies geboekt hebt, app of mail me even. Behalve in vakanties reageer ik binnen 24 uur, in het weeknd binnen 48 uur.
Vragen? Laat het me weten dan kijk ik met je mee.
Bijgewerkt op 24-02-2024